Dans cet article, nous allons vous présenter les avantages et les défis d’un système d’information performant, ainsi que les meilleures pratiques pour le mettre en place. Suivez le guide !
Une définition courte et spontanée :
c’est l’ensemble des outils informatiques permettant le suivi, le maintien et la restitution des données nécessaires à l’activité de l’entreprise.
Mais en fait, le système d’information dans l’entreprise (SI) ne se limite pas à l’informatique, voici donc une définition plus complète.
Le système d’information (SI) est l’ensemble des moyens humains, matériels et logiciels qui permettent de collecter, stocker, traiter et diffuser des données pertinentes pour la prise de décision, la coordination des activités, la communication interne et externe, et la création de valeur.
Le SI est devenu un élément essentiel pour le fonctionnement et la performance d’une entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.
Le SI concerne tous les acteurs d’une organisation, qu’ils soient internes ou externes.
✓ Les utilisateurs internes sont les employés, les managers et les dirigeants qui utilisent le SI pour réaliser leurs missions et atteindre leurs objectifs.
✓ Les utilisateurs externes sont les clients, les fournisseurs, les partenaires et les régulateurs qui interagissent avec le SI pour échanger des informations ou bénéficier de services.
Le SI repose sur trois composantes principales : les données, les processus et les technologies.
Ce sont les informations brutes récoltées par le SI : commerciales, financières, logistiques, etc.
Il s’agit des activités qui transforment les données en informations utiles, comme la comptabilité, la gestion des stocks, le marketing, etc.
Ce sont les outils qui facilitent la réalisation des processus, comme les ordinateurs, les logiciels, les réseaux, etc.
Le SI se base principalement sur le système informatique, grâce aux nombreux logiciels disponibles sur le marché.
L’information est enregistrée dans le SI. Cette donnée peut être interne (saisie par un salarié) ou externe (commande client via votre site internet).
Une fois collectée, l’information est stockée dans le SI pour la rendre disponible et sécurisée.
Avec le développement des outils en mode SAAS avec hébergement dans le cloud, le stockage est de plus en plus fréquemment réalisé à l’extérieur de l’entreprise.
Selon la nature de l’information, celle-ci pourra être analysée, retraitée, utilisée avec d’autres, ou simplement archivée pour rester consultable.
Après traitement, l’information est diffusée suivant sa nature, son retraitement et son support de diffusion.
Elle peut être utilisée dans les KPI de pilotage de l’organisation. Je vous invite à consulter mes articles sur le tableau de bord et le pilotage de la performance.
Le SI est essentiel dans le fonctionnement d’une entreprise.
Il est indispensable pour s’adapter aux évolutions constantes du marché, de la concurrence et des attentes des clients : il apporte un véritable gain en efficacité dès sa mise en place.
Le SI favorise également l’apprentissage organisationnel et l’amélioration continue, notamment dans la phase d’étude et de choix des outils.
Il permet d’aboutir à une vision globale et cohérente de l’organisation, de ses activités et de ses résultats, mais aussi de se consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Un système d’information performant présente plusieurs avantages pour une organisation. Il peut :
✅ Améliorer la qualité et la fiabilité de l’information, grâce à la standardisation, la sécurisation et l’actualisation des données.
✅ Optimiser les ressources et les coûts, grâce à l’automatisation, la rationalisation et l’intégration des processus.
✅ Accroître la réactivité et l’innovation, grâce à la facilitation de la communication, de la collaboration et de la prise de décision, basés sur l’exploitation des données.
✅ Renforcer la qualité et la satisfaction des clients, en leur fournissant des informations fiables, personnalisées et adaptées à leurs besoins et attentes : la transmission des informations est fluidifiée.
✅ Accroître la performance et la compétitivité de l’organisation, en lui permettant de s’adapter aux évolutions du marché, de se positionner par rapport à ses concurrents, et de se conformer aux normes et réglementations.
La mise en place d’un système d’information performant n’est pas sans difficultés. Il implique :
– De définir clairement les objectifs et les besoins de l’organisation, en impliquant les parties prenantes (direction, employés, etc.) dans l’analyse des problèmes et des solutions.
– De choisir les technologies et les méthodes appropriées, en tenant compte des contraintes techniques, financières, organisationnelles et humaines.
– De gérer le changement et l’apprentissage, en accompagnant les utilisateurs dans l’adoption du nouveau système d’information dans l’entreprise, en assurant leur formation et leur assistance, et en évaluant les résultats et les impacts.
– De garantir la sécurité et la conformité du système d’information, en protégeant les données contre les menaces internes ou externes, et en respectant les règles éthiques et légales.
Le SI n’est pas sans risque pour une organisation, tels que :
– Le risque de perte ou de vol de données, en cas de panne, de piratage ou de catastrophe naturelle.
– Le risque de non-conformité ou de sanction, en cas de violation des règles légales ou éthiques sur la protection des données personnelles ou sensibles.
– Le risque d’obsolescence ou de dépendance, en cas de changement rapide des technologies ou des besoins des utilisateurs.
– Le risque de résistance ou de rejet, en cas de manque d’implication ou de formation des utilisateurs.
Pour mettre en place un système d’information performant, il est nécessaire de suivre quelques bonnes pratiques :
➡️ Adopter une approche stratégique et aligner le système d’information sur la vision, la mission et les valeurs de l’organisation.
➡️ Adopter une approche participative et collaborative, en favorisant la communication et la coopération entre les acteurs impliqués dans le projet (Direction et salariés).
➡️ Adopter une approche agile et itérative, en testant rapidement les solutions proposées, en recueillant les feedbacks des utilisateurs, et en améliorant continuellement le système d’information.
➡️ Adopter une approche éthique et responsable, en veillant à ce que le système d’information respecte les droits et les intérêts des personnes concernées par les données.
Il faut garder à l’esprit les 4 fonctions du SI : collecter, traiter, stocker et diffuser l’information.
📌 Le Système d’Information Comptable : qui permet de le faire avec les informations comptables, financières et fiscales. Voir mon article sur la mise en place d’une bonne organisation comptable.
📌 Le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) : pour gérer les informations détaillées sur les salariés, comme la paie, la formation, le recrutement, etc.
📌 Le Système d’Information Commerciale (SIC) : il contient les données commerciales, et doit faciliter la diffusion de l’information et la prise de décision d’actions commerciales.
Il requiert toutefois une démarche rigoureuse et adaptée aux spécificités de chaque contexte.
Le SI nécessite une gestion et une évolution permanente pour répondre aux besoins et aux enjeux actuels et futurs.
La mise en place d’un ERP (logiciel de gestion intégré) permet une véritable optimisation en centralisant l’ensemble des données de l’organisation. Tous les processus peuvent s’y retrouver : achats, ventes, logistique, comptabilité, etc. Ainsi toutes les données sont exploitables dans un seul outil avec une base de données unique (articles, clients et fournisseurs, nomenclatures et gammes, etc.).
Faites-vous aider pour mettre en place un système d’information dans l’entreprise qui soit le plus adapté à votre activité et à vos ambitions !
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Article écrit par Isabelle Hoin – IGeZen ®