Le sujet est vaste, il chevauche partiellement l’organisation administrative, qui est le socle de l’organisation comptable.
Je vais vous donner les bons réflexes d’une gestion comptable optimisée.
La comptabilité est une activité essentielle, souvent obligatoire, pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.
Elle permet de suivre et de contrôler les opérations financières, de respecter les obligations légales et fiscales, et de fournir des informations utiles à la prise de décision.
Il existe trois possibilités, qui détermineront l’envergure de l’organisation comptable à mettre en place :
👉 La gestion comptable interne : l’entreprise assure elle-même la tenue et la révision de sa comptabilité, en s’appuyant sur un logiciel comptable. Ce mode de gestion nécessite des compétences comptables, souvent un collaborateur dédié à cette activité.
👉 La gestion comptable externalisée : l’entreprise confie sa comptabilité à un cabinet comptable.
👉 La gestion comptable mixte : l’entreprise réalise elle-même certaines opérations comptables (saisie des factures, rapprochement bancaire, etc.) et délègue d’autres opérations à un expert-comptable (révision des comptes, établissement des déclarations fiscales, etc.). Ce mode de gestion permet de combiner autonomie et sécurité juridique et fiscale.
L’organisation est la clé !
Je vous recommande de mettre en place un système de classement et d’archivage des documents.
Organisez vos dossiers informatiques :
Nommez vos fichiers avec les mêmes raisonnements.
Il faut avoir à l’esprit de retrouver facilement ce que vous cherchez, et que l’affichage du dossier informatique vous aide à gagner du temps.
Deux exemples.
Vous recherchez souvent une facture par le nom de votre fournisseur ?
Soit vous créez un dossier en le nommant avec le nom du fournisseur : par exemple SOUBEYRAN, et vous allez consulter les factures ;
Soit vous avez un dossier avec l’ensemble de vos factures d’achats, et vous nommez chaque facture en commençant par le nom du fournisseur : SOUBEYRAN_F2300105
Vous cherchez selon une date ou une période ?
Combinons deux astuces, la précédente et celle-ci : écrivez la date à l’envers, pour que le classement dans vos dossiers apparaisse chronologique.
Par exemple : 20230502_SOUBEYRAN_F2300105 ; pour la facture numérotée F2300105, du 2 mai 2023, du fournisseur Soubeyran.
Regardez, mon dossier avec mes articles, toujours le dernier en haut 😉:
A l’heure de l’obligation de la facturation électronique, ce conseil n’en est pas un : c’est une évidence !
En choisissant le bon outil, avec la certification permettant l’archivage « à valeur probante », que d’avantages ! :
Des outils comme exemple : Zeendoc ou Yooz.
Une bonne organisation informatique des documents peut devenir un système de contrôle interne, afin de vérifier la fiabilité et la cohérence des informations. Le contrôle interne peut se faire par des rapprochements entre les documents, par exemple ceux des flux achats (commandes, bons de livraisons) et de la comptabilité (factures).
Une autre fois, je vous parlerai de la PAF : Piste d’Audit Fiable… c’est une obligation fiscale trop souvent négligée et méconnue des entreprises.
La dématérialisation bancaire permet également des échanges et des transactions financières sécurisées.
Par pitié, oubliez les chèques, passez aux virements.
Vous trouverez des solutions, soit proposées par votre banque (j’ai eu l’occasion de mettre en place et de travailler avec Suite Entreprise de La Banque Populaire), soit extérieures, qui permettent de générer des virements unitaires, ou mieux des virements multiples par la simple extraction d’un fichier bancaire.
La comptabilité générale se définit comme la traduction et l’enregistrement dans les comptes de tous les flux et de toutes les opérations de l’entreprise. C’est la saisie des factures d’achats et de ventes, l’intégration des relevés bancaires, les déclarations fiscales et sociales, les travaux de révisions des comptes et l’établissement des comptes annuels obligatoires.
La comptabilité est LE système d’information qui centralise le plus d’informations concernant l’entreprise.
Elle constitue donc une réelle opportunité d’optimiser la gestion, puisque c’est elle qui fournit de nombreuses données pour les indicateurs nécessaires à la bonne gestion de l’entreprise.
Le logiciel doit permettre de gérer facilement les opérations courantes, en étant adapté aux besoins et au budget de l’entreprise.
Il doit permettre :
Un point capital à l’installation d’un logiciel quel qu’il soit : son paramétrage.
Il est préférable de prendre du temps à préparer les données, choisir les bons paramétrages, etc., plutôt que d’être ensuite insatisfait par du temps perdu à l’utilisation d’un outil mal paramétré et non optimisé.
Pour une entreprise existante, cela va consister à :
Dans l’idéal, et c’est souvent le cas, le choix d’un logiciel de comptabilité interne est également un logiciel de gestion commerciale (parmi les plus populaires : Sage ou Pennylane).
C’est un point extrêmement important.
Il est indispensable d’enregistrer les pièces comptables au fur et à mesure : quotidiennement !
Qu’il s’agisse de factures d’achats, de reçus, de notes de frais, de relevés bancaires, etc.
Mais aussi bien sûr les factures de ventes, qui doivent être établies et comptabilisées dès que le bon de livraison est validé : marchandise expédiée ou prestation réalisée.
Contrôlez vos finances et vos comptes bancaires, en effectuant chaque jour le rapprochement bancaire, et en gérant votre prévision de trésorerie grâce aux décaissements et encaissements en cours.
Une bonne organisation facilite une bonne gestion.
Il faut établir un calendrier des opérations comptables, fiscales, sociales et juridiques à respecter tout au long de l’année :
Ce planning peut vous servir de lien avec votre tableau prévisionnel de trésorerie, afin de valider l’exhaustivité des dépenses annuelles et les dates d’échéances.
Tout est dit dans le titre du paragraphe.
Il est important de séparer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles, afin d’éviter les confusions et les erreurs comptables, mais surtout les abus de biens sociaux !
La trésorerie de l’entreprise ne vous appartient pas.
Il est également recommandé d’utiliser une carte bancaire professionnelle pour régler ses achats professionnels et de ne pas retirer d’espèces avec celle-ci.
Il intervient selon le mode de gestion comptable que vous avez choisi (se reporter aux préalables en début d’article).
Souvent (quand la compétence n’est pas présente en interne), c’est lui qui établit les documents annuels obligatoires (selon le statut juridique et fiscal) : bilan, compte de résultat, annexe.
En cours d’année, il établit les déclarations fiscales, si cette mission n’est pas confiée à une personne en interne. A minima, il est en mesure de conseiller sur les bonnes pratiques et les obligations fiscales.
Choisir son expert-comptable à la suite de recommandations d’autres Dirigeants est une bonne pratique. Mais comme avec tout partenaire, il est important d’avoir un bon ressenti, un bon premier contact.
N’hésitez pas à en rencontrer plusieurs, afin de comparer les devis et démarches.
Votre cœur de métier n’est sans doute pas la gestion administrative et comptable.
Alors faites-vous accompagner par des prestataires dont c’est le métier, que ce soit avec une assistante administrative indépendante (elles sont plutôt nombreuses sur le marché aujourd’hui), avec une DRH externalisée qui vous aidera à déployer une politique RH qui ait du sens et qui vous corresponde, ou bien sûr avec une Consultante en Gestion comme moi (ou Directrice Financière indépendante, les termes se confondent) !
Je peux vous aider et vous mettre en contact avec des interlocuteurs de mon réseau.
Ces indépendants vous feront gagner du temps et surtout beaucoup de sérénité car ils maîtrisent leurs métiers… il n’est pas nécessaire de vous rappeler que votre temps passé sur ces tâches, ce sont des clients que vous ne démarchez pas, des livraisons en retard, mais aussi un équilibre vie d’entrepreneur / vie personnelle périlleux !
Vous mettrez ensuite en place différents outils de suivi basés sur des données comptables, comme :
➡️ définir les indicateurs de performance et les tableaux de bord à suivre pour analyser la situation financière de l’entreprise ; je vous renvoie à mes articles sur le Pilotage de la performance ;
➡️ mesurer l’efficacité de la stratégie et l’atteinte des objectifs fixés précédemment, en rapprochant les données réelles des données budgétées ;
➡️ suivre les flux financiers, de clients ou de fournisseurs : associés aux stocks, ce sont les éléments de votre BFR (Besoin en Fonds de Roulement).
Ces outils de suivi sont indispensables pour entretenir la dynamique d’amélioration continue.
Faites-vous aider pour mettre en place une organisation efficace et choisir les outils les plus adaptés à votre activité et à vos ambitions !
L’important est de garder la maîtrise de vos données comptables et surtout l’accès à celles-ci en temps réel. Vous gagnerez en autonomie dans la gestion de votre entreprise au quotidien
Aucun doute sur votre sérénité avec des paramètres pertinents, de l’automatisation contrôlée, et des comptes pilotés.
💡 Vous vous interrogez sur les bonnes pratiques à mettre en place dans votre entreprise ?
Article écrit par Isabelle Hoin – IGeZen ®