Un reporting de gestion mensuel est un outil indispensable pour piloter efficacement une entreprise.
Il permet de suivre l’évolution des activités, des résultats et de la situation financière de l’entreprise, en se basant sur les données comptables.
Je vais vous indiquer pourquoi et comment construire un reporting mensuel efficace.
Au préalable, faisons un petit travail de définition.
✓ Reporting de gestion ?
✓ Reporting financier ?
✓ Reporting comptable ?
✓ Tableau de bord ?
Pour ma part, les 3 premiers correspondent à ma définition du reporting mensuel, pas le dernier.
Je parlerai volontiers de reporting de gestion mensuel, en synonyme de reporting comptable mensuel… mais quand on se place du côté du contrôleur de gestion qui établit ce document, on préfère utiliser gestion…
Ce reporting comptable équivaut à une situation comptable établie mensuellement.
Ce n’est donc pas un tableau de bord, celui-ci étant constitué d’indicateurs (KPI) issus de multiples activités de l’entreprise, pas uniquement financiers.
Pour les TDB, je vous renvoi à mes articles sur le Pilotage de la performance.
Trop souvent les TPE, voire certaines PME, se contentent du bilan établi annuellement par leur expert-comptable, soit entre 3 et 5 mois après la fin de l’exercice comptable.
Cela revient à jouer les funambules pendant 12 mois.
Le reporting comptable mensuel vous permet de suivre les résultats de l’entreprise.
Ce suivi doit être a minima trimestriel selon le volume d’activité.
Un reporting de gestion mensuel vous permet de contrôler la situation financière de votre entreprise.
Il permet de mesurer la performance de l’entreprise par rapport aux objectifs fixés et d’identifier les écarts éventuels :
➡️ suivi des écarts entre les prévisions budgétaires et les réalisations,
➡️ synthèses des données comptables pour des suivis au niveau achats ou ventes, et même stocks,
➡️ calcul des SIG, notamment EBE,
mais aussi de ratios comme la quote-part des charges de personnel sur le CA, une estimation de la CAF, etc.
Celle-ci sera alors fonction des données réelles et actualisées.
Vous pouvez dans le détail :
✅ mettre en évidence les écarts entre le réalisé et le prévisionnel,
✅ et si possible mettre en place des actions correctrices ;
✅ identifier les sources de rentabilité ou de perte,
✅ puis ajuster votre stratégie en conséquence ;
Vous pouvez vérifier le respect des ratios financiers, la maîtrise des coûts, la gestion de la trésorerie, et anticiper les besoins de financement ou les opportunités d’investissement.
L’analyse du passé est donc utilisée pour être proactif, elle sert à appréhender l’avenir.
Grace à la mise en lumière des écarts dans le reporting mensuel, il peut être pertinent de réajuster les prévisions budgétaires.
➡️ Modestement, en reconnaissant que le budget établi n’est pas bon : les hypothèses étaient mauvaises, les calculs erronés… bref, on s’est planté !
➡️ Ou raisonnablement pour prendre en compte un réalisé incohérent, mais qui est bien réel.
Dans ce cas, il est important d’identifier le problème, ses causes, et de proposer des plans d’actions pour redresser le tir : les commerciaux et les achats font-ils le job, les charges indirectes sont-elles sous contrôle, l’outil de production est-il correctement opérationnel, etc…. chaque service et chaque individu doit avoir la capacité de se remettre en cause.
Point complémentaire :
Cet état mensuel permet une parfaite connaissance des produits et charges de l’entreprise… la production du budget s’en trouve facilité.
✓ Un reporting de gestion mensuel vous permet de communiquer efficacement avec vos partenaires internes et externes. Vous pouvez ainsi rendre compte de vos résultats à vos actionnaires, à vos banquiers, à vos clients, à vos fournisseurs, à vos salariés, et à toute autre partie prenante de votre entreprise.
Objectif de transparence :
➡️ cela renforce la confiance et la crédibilité du dirigeant auprès des parties prenantes internes et externes ;
➡️ et favorise la communication au sein de l’équipe de direction et avec les collaborateurs.
✓ Le reporting mensuel stimule l’innovation et l’amélioration continue en encourageant le partage des bonnes pratiques et des retours d’expérience.
Il doit être construit pour répondre à son propre besoin et permettre un rendez-vous mensuel pour faire le point sur le passé et prévoir l’avenir.
Le reporting mensuel est un outil de pilotage.
C’est en général le contrôleur de gestion qui l’établit, quand il y en a un.
Différents facteurs influencent l’organisation de la production du reporting mensuel :
➡️ la taille de la structure et l’organisation du pôle Finances-Comptabilité,
➡️ les outils informatiques et leurs degrés de « performance ».
Quoi qu’il en soit, le travail est nécessairement collaboratif, puisque le contrôleur de gestion va utiliser les données saisies par un comptable.
Mais un arrêté mensuel, cut-off pour les initiés 😉, nécessite des opérations de clôture pour prendre en compte toutes les charges et produits qui concernent la période… le but de cet article n’étant pas de vous former à la révision des comptes et aux travaux d’inventaire, je n’irai pas plus loin dans l’explication…
Certaines de ces opérations peuvent être traitées par le service comptable… ou pas…
Et d’autres sont plus fréquemment suivies par le contrôleur de gestion, comme :
✓ la valorisation des stocks et de l’écart sur la période,
✓ les factures à recevoir sur les charges variables relevant de la marge : matière première, marchandises, sous-traitance de production, transports, etc.,
✓ les provisions sur le CA ou des commissions sur ventes.
Cette liste n’est pas exhaustive, puisqu’elle dépend complétement de l’organisation et de la structure.
Pour mettre en place un reporting de gestion mensuel dans votre entreprise, vous devez identifier les sources d’information à utiliser, les modalités de collecte et de traitement des données, les formats et les supports de diffusion du reporting, ainsi que les destinataires et les fréquences d’envoi du reporting.
Vous devez également veiller à la pertinence, à la cohérence et à la lisibilité des informations fournies :
l’intégrité des données et leur fiabilité sont de véritables enjeux !
C’est l’un des principaux outils de la prise de décision.
Il vous permet de disposer d’une vision globale et synthétique de votre activité, de vos résultats et de votre situation financière, et de prendre les meilleures décisions possibles pour atteindre vos objectifs.
Associé à un suivi et prévisionnel de trésorerie (voir mon article sur la gestion de trésorerie), votre gestion sera sur les rails d’un TGV !
Faites-vous aider pour mettre en place un reporting mensuel dans l’entreprise !
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Article écrit par Isabelle Hoin – IGeZen ®