10 étapes clés pour une bonne gestion de trésorerie.

Les étapes de la gestion de la trésorerie.

La gestion de trésorerie est sans aucun doute un élément fondamental de la gestion et du quotidien d’une entreprise.

Il y a bientôt trois ans que le virus du Covid est apparu et a bouleversé nos vies et nos activités. Les Dirigeants qui ont connu cette période, notamment dans les activités classifiées « non essentielles », savent que les entreprises qui ont survécu à la première vague et au premier confinement sont celles qui avaient de la trésorerie d’avance.

Précisons le contexte de la trésorerie dans une entreprise : il s’agit des liquidités de l’entreprise à un instant T.

Elle résulte de l’activité, en étant la différence entre :

  • les encaissements : issus des ventes de produits ou services,
  • les décaissements : ce sont les paiements de tous les achats et dépenses.

Je vais aborder chacun des postes qui intervient dans la gestion de trésorerie, en indiquant ceux pour lesquels il faut être vigilant et comment l’être.

Au préalable, il est important de poser à plat quelques bonnes pratiques idéales qui vont faciliter l’optimisation de la gestion de trésorerie.

Les 2 bonnes pratiques pour une gestion de trésorerie facilitée.

✅     Le B-A-BA, le petit truc « qui va sans dire, mais qui va mieux en le disant » :

gestion de trésorerie

Consulter vos comptes tous les jours !

C’est LE petit geste quotidien qui prend peu de temps, mais qui va vous rassurer ou tirer un premier signal d’alerte et éveiller une vigilance accrue.

✅   Tenir sa comptabilité au jour le jour.

La gestion de trésorerie demande une rigueur constante.

Assurer une bonne gestion de la trésorerie est ainsi plus facile avec une comptabilité tenue en interne.

Ce poste doit être tenu par une personne rigoureuse, organisée et qui comprend l’impact de son quotidien. En effet, l’objectif principal est d’être à jour au quotidien, ce qui signifie :

  • Que les factures clients soient établies, envoyées et comptabilisées ;
  • Que les factures fournisseurs soient comptabilisées ;
  • Que les écritures de banque(s) soient importées (ou saisies) et pointées tous les jours.

Au sein des TPE, ce poste est souvent externalisé à un cabinet comptable, le volume de factures à traiter étant insuffisant pour justifier une embauche.

Rappelons que la saisie comptable est strictement réservée à la profession protégée qu’est l’expertise comptable ; en dehors de ce cadre, seul un(e) salarié(e) est habilité(e) à effectuer de la tenue de comptabilité. Cela exclue donc toute personne qui serait tenter de vous vendre ce service en freelance, soyez vigilant !

Les 3 clés de la gestion du poste fournisseurs.

Le suivi des comptes fournisseurs fait partie des 3 postes essentiels de la gestion de trésorerie, au côté de la gestion du poste clients et de la gestion du stock.

📌 Négociez les délais de paiement !

Au démarrage de l’activité, la marge de manœuvre avec les fournisseurs peut être réduite.

La facilité de négociation s’acquiert avec la confiance et la réputation : si vous payez vos fournisseurs dans les délais impartis et que votre société a bonne réputation dans le milieu professionnel, vous avez les clés de la négociation. Un bon bilan avec une bonne cotation Banque de France : vous êtes les rois ! 😊

La plupart du temps vous obtiendrez le délai de paiement autorisé et réglementé par la LME (Loi de Modernisation de l’Economie), à savoir 30 jours.

Celui-ci est « au 30è jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation ». C’est le délai le plus couramment pratiqué, mais il peut contractuellement aller au-delà : à 60 jours maximum à partir de la date de facturation, ou à 45 jours fin de mois.

Le principe est de rapprocher autant que possible l’échéance de paiement fournisseur de celle de l’encaissement client, afin de limiter le besoin de trésorerie.

📌 Vérifiez les factures !

D’accord, c’est du bon sens… mais le faites-vous réellement ? Ou êtes-vous sûr que quelqu’un le fasse dans votre entreprise ?

Pour commencer, il faut être attentif aux vérifications de bon de livraison (BL), pas seulement au libellé de l’article, mais bien à la quantité qui figure sur chaque ligne, éventuellement au prix si il apparait sur le BL (tous les BL ne sont pas valorisés, ce n’est sur le fond pas le rôle d’un BL).

Il me vient à l’esprit la remarque d’un client au cours d’une discussion. Il me faisait justement remarquer l’importance de la vigilance sur la quantité figurant sur le BL, ayant lui-même constaté des poids totalement incohérents avec les produits reçus. Il faut le signaler sur le BL pour que la facturation en tienne compte, a minima pour pouvoir la contester.

Ensuite, à réception de la facture, il faut rapprocher celle-ci avec le BL :

  • est-ce que la quantité reçue est bien celle figurant sur la facture ?
  • est-ce que le prix facturé correspond bien au tarif négocié ?

Cette tâche est grandement facilitée et automatisée dès que vous êtes équipés d’un ERP.

Pour les autres frais (sans BL) et toutes les factures récurrentes : vérifiez-les également !

Je ne compte pas le nombre de fois où j’ai décelé des anomalies d’un mois ou d’un trimestre sur l’autre, ou simplement en procédant à une analyse des comptes en début de mission !

La confiance n’exclut pas le contrôle !

Cet adage est souvent utilisé en interne, avec des collaborateurs, mais il est tout aussi valable avec des partenaires extérieurs. De nombreuses augmentations passent inaperçues, simplement parce que personne ne vérifie les factures contractuelles au bout de plusieurs mois…

📌 Gérez les délais de paiement en comptabilité.

Ce point rejoint la préconisation de tenir sa comptabilité au jour le jour, de préférence en interne.

En effet, si votre comptabilité est tenue par un cabinet comptable, non seulement elle ne le sera pas au quotidien, mais la plupart du temps, elle ne le sera pas avec saisie des échéances de paiement.

Cela demande alors une organisation en parallèle, donc en doublon, afin de gérer les échéances de vos factures fournisseurs. Il faut classer les factures par échéance et vérifier chaque semaine celles qui sont à régler ; il est possible de le faire bien sûr en les saisissant dans un fichier (nom du fournisseur, numéro de facture, montant, mode de règlement et date d’échéance).

La gestion du stock.

Le stock, pour faire court, c’est de l’argent qui dort.

Bien sûr qu’il est important d’avoir du stock pour répondre aux besoins des clients. Mais il faut optimiser sa gestion et le délai de rotation des stocks.

Si vous avez un produit en stock, qu’il ait été fabriqué ou acheté, vous l’avez payé : il impacte donc la gestion de trésorerie.

De plus, il continue de vous coûter de l’argent :

gestion de trésorerie

👉 en occupant de la surface !

👉en vieillissant : même si tous les produits ne sont pas concernés, la grande majorité va se déprécier avec le temps :

○ dans l’alimentaire avec les dates de péremption ;

○ par dégradation de la matière : de l’acier qui rouille, du plastique qui se déforme, etc… ;

○ par obsolescence : apparition d’un produit plus moderne, plus design, avec des fonctionnalités supplémentaires, etc…

L’important n’est donc pas d’avoir peu de stock, mais d’avoir un stock qui tourne !

La planification de l’approvisionnement et l’ordonnancement de la fabrication sont au cœur d’une bonne gestion des stocks :

échéance du besoin client   ➡️   planification de la fabrication   ➡️   délai d’appro des composants

… mais c’est un autre sujet, et un autre métier. 😉

Souvenez-vous des indicateurs de suivi des stocks mais aussi de la performance logistique, abordés dans mon article sur le pilotage de l’entreprise.

Les 4 essentiels de la gestion du poste clients.

Il s’agit quasiment du point le plus important des 3.

En effet, pas d’encaissements clients = pas de trésorerie.

📌 Facturez rapidement.

Le suivi des échéances et créances clients sont essentielles pour une gestion de trésorerie sereine… mais pour cela, un impératif : facturer rapidement vos clients, dès la prestation réalisée ou la marchandise expédiée !

Plus vous tardez à envoyer la facture à votre client, plus votre client décalera d’autant son règlement.

📌 Définissez le mode de règlement.

Si vous avez des clients récurrents, il est intéressant de proposer et de mettre en place un prélèvement automatique.

Comme vous serez à l’initiative du recouvrement de la créance, vous sécurisez ainsi les paiements.

A défaut, pour une gestion de trésorerie facilitée et pour limiter les traitements administratifs, il est préférable d’éviter les règlements clients par chèque et de préférer les virements.

Sinon, notamment si la situation de trésorerie nécessite de l’attention, pensez à faire régulièrement des remises en banque de vos chèques et espèces.

📌 Négociez les délais de règlements.

Ici, nous retrouvons la fameuse loi dite LME, mentionnée au niveau du poste fournisseur.

Cette variable dépend du secteur d’activité et de ses usages, ainsi que du type de clientèle :

En B to B (Business to Business), donc en cas de vente à un autre professionnel :

Il existera un délai quasiment identique à celui du délai de paiement fournisseur, fréquemment à 30 jours de la date de facture. A l’inverse du délai fournisseur, un délai court est meilleur pour votre trésorerie.

En B to C (Business to Consumer), donc en vente directe au client final :

Dans la majorité des cas, il n’existe pas de délai, le paiement est immédiat, à date de facturation/livraison.

Par exemple dans le secteur de la restauration, la trésorerie ne devrait jamais être négative. En effet, c’est un secteur d’activité dans lequel le BFR est en principe négatif : les encaissements clients sont réalisés alors que les dettes fournisseurs ne sont pas encore échues.

Pour de la prestation associée à de la vente, notamment dans l’artisanat (électricien, plombier ou autre), il y aura souvent un acompte perçu à la signature du devis et un solde à la réalisation des travaux (facture finale).

📌 Pistez les retards de règlements.

En comptabilité, avec la gestion des échéances et une comptabilité à jour, vous êtes en mesure instantanément de suivre les créances et retards clients.

gestion de trésorerie

N’attendez pas pour relancer un client. Commencez par un message ou un appel afin de signaler le retard et de comprendre la situation du client.

Un grand nombre de retards est simplement dû à une mauvaise gestion (vos clients n’ont ni lu ni mis en application les recommandations de cet article 😉).

Si la situation le nécessite, passez au recouvrement amiable par le biais de différentes relances. N’hésitez pas à faire appel à un prestataire spécialisé.

La défaillance de trésorerie est l’une des principales raisons de la fermeture des jeunes entreprises.

Cet article a pour objectif de vous donner des axes d’amélioration interne de la gestion de trésorerie d’exploitation. Capital pour chaque entreprise, c’est un vaste sujet qu’il n’est pas possible de traiter ici avec exhaustivité.

D’autres acteurs externes jouent également un rôle primordial : les banques et organismes de financement. La relation avec votre banquier est extrêmement importante. Après plusieurs années, il connait votre entreprise et surtout il vous connait ! Si vous parvenez à instaurer une relation de confiance, il saura vous accompagner et vous soutenir dans des périodes plus difficiles.

J’aborderai d’autres sources d’encaissements et de décaissements de trésorerie dans le prochain article, complémentaire à celui-ci, qui évoquera la prévision des flux de trésorerie.

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Article écrit par Isabelle Hoin – IGeZen ®