Les objectifs sont multiples : améliorer la rentabilité, la compétitivité… et la trésorerie.
Il est nécessaire de maintenir un contrôle étroit sur les dépenses fixes et variables de votre entreprise afin d’améliorer votre rentabilité, augmenter vos profits, mais également optimiser vos flux de trésorerie.
Ce plan ou budget est la feuille de route indispensable pour anticiper et réduire ses dépenses.
Il est fréquent d’entendre des Dirigeants dire qu’ils ont un prévisionnel… mais il n’est souvent question que de prévisionnel de chiffre d’affaires !
➡️ Une projection des marges (brute et/ou commerciale)
👉 estimation des charges variables.
➡️ Un plan d’investissements
👉 besoins en financements et impact sur les comptes et la trésorerie.
➡️ Une prévision des effectifs et de la masse salariale
➡️ Une valorisation des charges fixes récurrentes (loyers, locations, etc.), ou non (entretien, communication, etc.).
Ce sujet fera l’objet d’un article distinct un peu plus tard dans l’année.
Il me semble intéressant de retracer les processus avec les différents responsables, et de les challenger sur la recherche de meilleures pratiques.
Cela revient à intégrer une démarche de « progrès continu » dans le budget, en planifiant une réduction des dépenses.
Il faut cependant être vigilant sur la recherche absolue d’économies, qui ne doit pas se faire au détriment de la qualité du produit.
Prenons l’exemple de l’utilisation d’une matière de moindre qualité.
Cela peut d’entrainer :
➡️ Au niveau de la fabrication,
✓ une perte de temps lors du réglage et du montage sur la machine,
✓ l’augmentation des contrôles qualité tout au long du processus de fabrication,
✓ un risque accru d’arrêt de production.
💡Cette « chaine de temps » gaspillée, c’est du temps de production perdu, donc une productivité en berne… et en bout de chaine :
➡️ Au niveau du produit final, un risque accru de non qualité client si :
✓ le produit de qualité non conforme n’a pas été détecté au cours de la chaine de valeur, ou si,
✓ la qualité du produit est dégradée et n’est pas celle attendue par le client.
Attention aussi au risque social à vouloir trop chercher des économies.
Réduire ses dépenses ne se limite pas à des contraintes imposées comme la restriction d’utilisation de certain matériel (imprimantes ou photocopieurs par exemple).
Bien sûr qu’il y a de multiples raisons de réduire cet usage, économiques et écologiques, cependant, les habitudes ont déjà bien évolué dans toutes les sociétés.
Ne dégradez pas la qualité de vie au travail de vos salariés, au risque de les démotiver.
Etablir un budget prévisionnel ne sert pas à grand-chose si vous ne le suivez pas.
Faites un suivi rigoureux de vos dépenses.
La réalisation du budget doit aussi permettre de s’interroger sur la pertinence des contrats souscrits.
Très souvent, certains abonnements deviennent transparents du fait d’un prélèvement mensuel d’un faible montant… il est temps de regarder vos coûts historiques !
Il est important de suivre un tableau avec les différents contrats souscrits, leurs natures et leurs montants.
C’est une façon simple de réduire ses dépenses : arrêtez de payer pour des abonnements inutiles !
C’est une technique.
➡️ S’appuyer notamment sur les indicateurs de performance non financiers, par exemple :
✓ le suivi des quantités de matières consommées par rapport aux quantités prévues dans les nomenclatures,
✓ la comparaison des temps réels d’utilisation des machines et des temps prévus dans les gammes de fabrication.
💡Le temps de fabrication, c’est de l’argent !… notamment en consommation électrique, sujet plutôt sensible cette année, non ?
➡️ Surveiller l’évolution des indicateurs de qualité et de satisfaction clients :
✓ les « non-qualités » génèrent des coûts supplémentaires, que ce soit en perte de produits non conformes, mais aussi en coûts de gestion de ce processus.
✓ l’impact commercial est bien sûr non négligeable, un adage rappelle « qu’il est plus facile de garder un client que d’en conquérir un nouveau »… et c’est surtout bien moins onéreux en dépenses marketing et commerciales.
Vous connaissez globalement vos taux de marges (marge rapportée au CA).
L’historique de ces taux sert pour les prévisions : il est le point de référence à surveiller.
Si vous avez un doute, je vous invite à lire mon article sur le pilotage de la marge.
Il faut régulièrement mettre en concurrence vos fournisseurs, mêmes si ceux-ci sont des fournisseurs historiques.
Réduire ses dépenses, c’est également contenir les hausses traditionnelles.
Il n’est pas rare de voir certains fournisseurs appliquer une hausse annuelle sur leurs factures. Bien sûr, ce sont des prestations réglées par prélèvements… et personne ne prête attention à cette hausse.
J’ai très fréquemment interrogé mes clients ou interlocuteurs en constatant des variations d’abonnements… dont ils n’avaient pas eu connaissance plus tôt dans la chaine de traitement des factures et règlements.
Tout est dit dans le titre du paragraphe.
Il ne s’agit pas d’avoir les derniers outils à la mode, mais de rechercher à améliorer l’efficacité et la productivité au sein de l’entreprise.
La technologie doit permettre une réduction des coûts.
Concept intéressant : investir, donc dépenser, pour réduire ses dépenses.
Ne craignez pas de responsabiliser le personnel et de les impliquer dans la gestion des dépenses de l’entreprise.
Cela peut passer par une culture de « zéro gaspillage ».
Mais aussi par la mise en place d’incitatifs pour le personnel. Il peut y avoir plusieurs formes à cela.
Par exemple de communiquer régulièrement les résultats de l’entreprise en mettant l’accent sur certains chiffres, et notamment ceux qui contribuent au calcul de l’intéressement versé aux salariés (si il existe).
Le système Kaizen, concept d’amélioration continue : on demande aux salariés de partager leurs idées d’améliorations (qu’elles soient techniques, concernent l’environnement ou la gestion des déchets, ou tout autre) ; les meilleures idées peuvent être récompensées annuellement.
Ils sont encore des prérequis à une bonne gestion financière de l’entreprise.
➡️ Prévoir, suivre, analyser.
➡️ Du suivi, du suivi et encore du suivi.
➡️ Puis forcément de l’analyse, de l’analyse, et encore de l’analyse.
Faites-vous aider pour mettre en place une organisation efficace et choisir les outils les plus adaptés à votre activité et à vos ambitions !
💡 Vous vous interrogez sur les bonnes pratiques à mettre en place dans votre entreprise ?
Article écrit par Isabelle Hoin – IGeZen ®